Otel Açılışı İçin Ekipman Kontrol Listesi: Bankette Kat Hizmetlerine

Yeni bir otelin ilk düğün rezervasyonu çoğu zaman açılıştan aylar önce alınır. Salon hazırdır, menü belirlenmiştir; ama 400 sandalyeyi salondan depoya taşıyacak araba sayısı kimsenin listesinde yoktur. Açılış haftasında ortaya çıkan bu tür eksikler, genellikle büyük kalemlerden değil, operasyonu taşıyan yardımcı ekipmanlardan kaynaklanır. Otel açılış ekipman listesi bu yüzden yalnızca bir satın alma tablosu değildir. Her departmanın ilk gününü sorunsuz geçirmesini sağlayan bir operasyon planıdır. Aşağıda banket salonundan ön büroya kadar dört ana bölüm için ekipman başlıklarını, adet hesaplama yöntemlerini ve tedarik sırasını bulabilirsiniz.

Otel açılışı öncesi ekipman planlaması

Ekipman planlaması, iç mimari proje ve işletme konsepti netleştiğinde başlamalıdır. Salonların kapasitesi, restoranın servis tipi ve oda sayısı belli olmadan yapılan alımlar, açılış sonrasında ya eksik ya da atıl ekipman olarak geri döner.

Planlamanın ilk adımı, her departman için üç bilginin bir tabloda toplanmasıdır:

• Kapasite: Salonların oturma kapasitesi, restoranın kişi sayısı, oda ve kat sayısı.
• Kullanım senaryosu: Salonun düğün, toplantı veya gala için mi kullanılacağı; restoranın açık büfe mi a la carte mı çalışacağı.
• Operasyon akışı: Ekipmanın nerede kullanılacağı, nerede depolanacağı ve iki nokta arasında nasıl taşınacağı.

Bu tabloda en sık unutulan sütun, üçüncüsüdür. Masa ve sandalye adedi doğru hesaplanır, ancak bunları taşıyacak arabalar, depolama alanı ve asansör ölçüleri hesaba katılmaz. Her ana ekipman için "bu ürün nasıl taşınacak ve nerede bekleyecek?" sorusunu sormak, açılış listesinin eksiksiz olmasını sağlar.

Listenin her departman için ayrı bir sorumluya sahip olması da önemlidir. Banket müdürü, F&B müdürü, kat hizmetleri şefi ve ön büro müdürü kendi bölümlerinin listesini kontrol ettiğinde, sahadaki gerçek ihtiyaçlar daha erken ortaya çıkar. Satın alma ekibi ise bu listeleri birleştirerek tek bir teklif talebine dönüştürür. Bu yöntem, aynı ürünün iki departman için ayrı ayrı sipariş edilmesini veya ortak kullanılan ekipmanın hiç sipariş edilmemesini önler.

Banket ve toplantı salonu

Banket salonu, bir otelin en fazla ekipman çeşitliliği gerektiren alanıdır. Aynı salon bir gün 500 kişilik düğüne, ertesi gün sınıf düzeninde bir seminere hazırlanır. Bu nedenle ekipman listesi, salonun en kalabalık senaryosuna göre hazırlanmalıdır.

Altra Design banket ve toplantı ekipmanları kategorisi bu alanın temel kalemlerini kapsar:

Taşıma arabalarının adedi, masa sayısından doğrudan hesaplanabilir. Örneğin 40 yuvarlak masası olan bir salon için, 8 masa kapasiteli araba ile 5 araba gerekir. Sandalyelerin 12 adede kadar istiflenebilmesi ise depo alanı hesabını belirler: 480 sandalye, istiflendiğinde 40 sütun halinde depolanır.

Toplantı salonları için liste biraz farklılaşır. Sınıf düzeninde kurulan seminerlerde dikdörtgen banket masa veya 30 cm eninde takılıp çıkarılabilen opsiyonel ön paneli bulunan sıra masa kullanılır. Konuşmacı için kürsü, panel konuşmaları için podyum ve katılımcı sayısına göre yazı tablalı sandalyeler de listeye eklenmelidir. Birden fazla toplantı salonu olan otellerde, bu ekipmanların salonlar arasında ortak kullanılıp kullanılmayacağı adet hesabını doğrudan etkiler.

Sandalye adedinde salonun en büyük kapasitesine ek olarak bir miktar yedek planlamak, hasar gören veya bakıma alınan sandalyelerin etkinliği aksatmamasını sağlar.

Restoran ve büfe alanı

Restoran ekipmanı, servis tipine göre belirgin biçimde değişir. Açık büfe çalışan bir restoran ile masa servisi yapan bir a la carte restoran, aynı kapasitede olsalar bile farklı ekipman listesine sahiptir.

Altra Design restaurant ekipmanları başlığı altında bu alanın ana kalemleri yer alır:

• Açık büfe üniteleri: Nötr, soğuk, sıcak, çorba, unlu mamul ve tabak üniteleri. Tüm üniteler 70 cm derinlik ve 90 cm tezgah yüksekliğiyle yan yana dizilerek hat oluşturur. Ünite sayısı, menü çeşitliliği ve servis yoğunluğuna göre belirlenir.
• Servis arabaları: İki ve üç raflı modeller; çorbanın masa başında servis edildiği restoranlar için iki potlu çorba arabası.
• Garson bankoları: Her servis bölgesi için bir istasyon. Tekli model 44x44x130 cm, çiftli model 44x84x130 cm ölçüsündedir.
• Flambe ve pasta arabaları: Masa başı servis ve tatlı sunumu yapılacaksa listeye eklenir.
• Mutfak arabaları: Tabak, tepsi, kasa ve boş toplama arabaları. Örneğin tabak arabasında 100 tabak, ikili tepsi arabasında 30 tepsi taşıma kapasitesi bulunur.
• Oda servisi ekipmanı: Oda servis arabası ve 4 adet Ø32 cm tabak alan ısıtma kutusu.

Restoran listesinde sık atlanan kalem, salon ile mutfak arasındaki taşıma ekipmanıdır. Servis arabaları ve mutfak arabaları birlikte planlanmazsa, kirli tabakların mutfağa dönüşü yoğun saatlerde darboğaz yaratır.

Kat hizmetleri

Kat hizmetleri ekipmanı, doğrudan oda sayısına ve kat düzenine bağlıdır. Planlama kat görevlisi sayısından başlar, çünkü kat arabası genellikle bir görevliye bir araba olacak şekilde dağıtılır.

Altra Design kat hizmetleri ekipmanları içinde şu kalemler bulunur:

Kat hizmetleri listesinde asansör ölçüsü kritik bir kontrol noktasıdır. Arabaların servis asansörüne sığıp sığmadığı, sipariş öncesinde kabin ölçüsüyle karşılaştırılmalıdır. Kolları katlanabilen kat arabaları, bu açıdan dar asansörlerde avantaj sağlar.

Ön büro ve lobi

Ön büro ekipmanı, misafirin otele adım attığı andan itibaren görünür. Bu nedenle bu alandaki ekipman seçiminde işlevsellik kadar lobi tasarımıyla uyum da önemlidir.

Altra Design ön büro ekipmanları şu kalemleri içerir:

• Valiz taşıma arabası: Askılı modeller 65x105 cm platform ve askı aparatıyla, katlanır model ise kompakt depolama ihtiyacına göre seçilir. Gold PVD, paslanmaz ve boyalı iskelet seçenekleri lobi tasarımına uyum sağlar.
• Valiz sehpası: Odalarda misafirin valizini açabileceği katlanabilir sehpa. Ahşap, paslanmaz ve elektrostatik boyalı seçenekleri bulunur.
• Bariyer, küllük ve çöp kovası: Lobi, giriş ve sigara alanları için tamamlayıcı ekipman.
• Yönlendirme levhası: Salon, restoran ve toplantı odalarına yönlendirme için.

Valiz sehpası adedi oda sayısıyla doğrudan ilişkilidir ve genellikle her odaya bir adet olarak planlanır. Valiz arabası adedi ise oda sayısından çok, yoğun giriş ve çıkış saatlerindeki bagaj trafiğine göre belirlenir.

Konsept bütünlüğü ve tek tedarikçi avantajı

Bir otelin farklı departmanları için ekipman farklı tedarikçilerden alındığında, birbirinden kopuk bir görünüm ortaya çıkabilir. Banket sandalyelerin profil rengi ile büfe ünitelerinin gövde tonu, valiz arabasının kaplaması ile lobi detayları arasında uyumsuzluklar oluşabilir.

Ekipmanın aynı üreticiden planlanmasının başlıca avantajları şunlardır:

• Görsel bütünlük: Profil, kumaş ve tabla renkleri tek bir renk planı içinde belirlenebilir. Banket masalarda profil ve tabla rengi projeye göre belirlenir; banket sandalyelerde birçok kumaş ve profil renk seçeneği bulunur.
• Ölçü uyumu: Ürünler birbirine göre ölçülendirilir. Örneğin 90 cm yükseklikteki büfe masası, 90 cm tezgah yüksekliğindeki büfe üniteleriyle aynı hatta kullanılabilir. 100 cm modüllü podyum ile 100x100 cm dans pisti paneli aynı ölçü düzenine oturur.
• Tek muhatap: Teklif, revizyon ve sevkiyat iletişimi tek bir noktadan yürütülür.
• Planlı sevkiyat: Departmanların ekipmanı, açılış takvimine göre aşamalı olarak planlanabilir.

Tek tedarikçi ile çalışırken de her kalem için teklif detayının ayrı ayrı netleştirilmesi gerekir. Ürün ölçüleri, renk kodları, adetler ve teslim takvimi yazılı olarak teyit edilmelidir.

Otel açılışı için tedarik takvimi

Ekipman tedariki, açılış tarihinden geriye doğru planlanmalıdır. Her aşamanın süresi; ürün adedine, özel ölçü ve renk talebine ve proje kapsamına göre değiştiği için kesin süreler teklif aşamasında üreticiden yazılı olarak alınmalıdır. Aşağıdaki tablo, aşamaların sırasını ve her aşamada netleşmesi gereken konuları gösterir: